Financieel beheer: transparantie en stabiliteit voor je VME

Het financieel beheer van een VME is eveneens essentieel voor de goede werking van een mede-eigendom. Het Koninklijk Besluit van 12 juli 2012 introduceerde een genormaliseerd rekeningenstelsel voor verenigingen van mede-eigenaars. Dit systeem zorgt ervoor dat de boekhouding van de VME op een uniforme, transparante en begrijpbare manier wordt gevoerd. Het rekeningstelsel is gebaseerd op de principes van de dubbele boekhouding, wat garant staat voor een betrouwbaar financieel beheer.

De wetgever voorziet een uitzondering voor kleinere mede-eigendommen met minder dan 20 kavels. Deze VME’s mogen een vereenvoudigde boekhouding voeren. Echter, voor zowel kleinere als grotere mede-eigendommen, past Syncura al jaren de principes van de dubbele boekhouding toe met als doel een transparant financieel beheer voor elke mede-eigenaar.

Naast het Koninklijk Besluit van 12 juli 2012 legt ook artikel 3.89 B.W. de syndicus verschillende boekhoudkundige verplichtingen op. Het financieel beheer omvat immers veel meer dan het opstellen van begrotingen en afrekeningen, het opvragen van periodieke voorschotten, het invorderen van achterstallen en het aanleggen van een reservekapitaal.

Belangrijke verplichtingen in het financieel beheer

In het kader van het financieel beheer heeft de syndicus verschillende verantwoordelijkheden die strikt nageleefd moeten worden:

• Begroting opmaken
  Het opstellen van een duidelijke realistische jaarbegroting is een van de eerste stappen in een goed financieel beheer. Dit zorgt voor transparantie over de te verwachten uitgaven en maakt het voor mede-eigenaars duidelijk waarvoor hun periodiek te betalen voorschotten dienen. Door lean budgeting en continue monitoring zorgen we voor een financieel stabiele VME.

• Voorschotten opvragen
  De syndicus is verantwoordelijk voor het opvragen van voorschotten bij de mede-eigenaars, gebaseerd op de goedgekeurde begroting. Deze voorschotten zijn essentieel om de lopende gemeenschappelijke kosten van het gebouw te dekken.

• Invorderen van achterstallen
  Het financieel beheer omvat ook het in goede banen leiden van het invorderen van eventuele achterstallige provisies of saldi in goedgekeurde jaarafrekeningen. Het is de taak van de syndicus om ervoor te zorgen dat elke mede-eigenaar zijn betalingen tijdig verricht.

• Aanleggen van een reservekapitaal
  Het opbouwen van een reservekapitaal is een belangrijke aetum in het financieel beheer. Dit kapitaal wordt gebruikt voor toekomstige onvoorziene kosten of grote renovaties en is essentieel voor de financiële gezondheid van de VME om de mede-eigendom financieel te wapenen voor toekomstige uitdagingen (denk maar aan de energetische transitie).

Syncura’s aanpak van financieel beheer

Syncura hanteert bij het financieel beheer de principes van de dubbele boekhouding, wat zorgt voor een degelijke en overzichtelijke financiële administratie. Met een geoptimaliseerd proces garanderen we snelheid, nauwkeurigheid en volledige transparantie.

• Zichtrekening VME
  Het beheer van de zichtrekening is een belangrijk onderdeel van het financieel beheer. Syncura zorgt ervoor dat de rekening op een transparante manier wordt beheerd en dat alle uitgaven en inkomsten nauwkeurig worden geregistreerd.

• Werkkapitaal
  Het werkkapitaal zorgt ervoor dat de VME voldoende middelen heeft om dagelijkse operationele kosten te dekken. Syncura zorgt ervoor dat dit kapitaal op een efficiënte en verantwoorde manier wordt beheerd zodat de VME altijd over voldoende middelen beschikt.

• Permanent werkkapitaal
  Om steeds over voldoende financiële middelen te beschikken om alle uitgaven stipt te kunnen betalen, werkt Syncura, naast de periodieke provisies voor het werkkapitaal, met een permanent werkkapitaal. Dit is een eenmalige storting van elke mede-eigenaar op de zichtrekening van de VME waardoor een extra financiële buffer gecreëerd wordt.

• Reservekapitaal
  Het reservekapitaal is bedoeld voor toekomstige investeringen en onvoorziene kosten. Syncura zorgt ervoor dat dit kapitaal tijdig wordt opgebouwd en goed wordt beheerd, zodat de VME voorbereid is op toekomstige uitdagingen.

• Begroting
  Syncura stelt een gedetailleerde begroting op die alle te verwachten uitgaven van de VME omvat. Dit geeft de mede-eigenaars een duidelijk inzicht in het financieel beheer en zorgt voor een verantwoorde planning van de financiën.

• Achterstallen
  Het invorderen van achterstallen is een belangrijk onderdeel van het financieel beheer. Syncura zorgt ervoor dat achterstallige betalingen snel en efficiënt worden geïnd, zodat de VME financieel gezond blijft.

Gemeenschappelijke delen en kosten

Een juridisch correcte verdeling van de gemeenschappelijke kosten is essentieel in elk appartementsgebouw. Syncura baseert zich daarbij op de in de statuten notarieel vastgelegde verdeelsleutels of eventuele latere beslissing van de VME, daartoe behoorlijk overgeschreven in een wijzigende notariële akte. Aan elke kavel (appartement, winkel, garage, berging,…) worden “aandelen” in de mede-eigendom toegekend, gebaseerd op de netto-vloeroppervlakte, de bestemming en de ligging van deze kavel. Deze aandelen vormen de basis voor de verrekening van de gemeenschappelijke kosten. Deze afrekeningen omvatten onder andere kosten voor onderhoud van de gemeenschappelijke delen, herstellingen en algemene voorzieningen.

Sommige kavels worden vrijgesteld van bepaalde kosten. Denken we bijvoorbeeld aan een gelijkvloers appartement met rechtstreekse toegang via de straat. Deze kavel zal vrijgesteld worden van bijdrage in de (onderhouds)kosten van de lift omdat deze kavel geen gebruik kan maken van de lift tenzij deze ook beschikt over een garage of staanplaats op de -1.

Een grondige studie én kennis van de statuten is dan ook een vereiste voor een correcte verrekening van de gemeenschappelijke kosten naar de mede-eigenaars.

Facturen en wettelijke verplichtingen

Het correct verwerken van de inkomende facturen is cruciaal voor een transparant financieel beheer. Syncura zorgt ervoor dat alle facturen op de juiste verdeelsleutel ingeboekt worden en tijdig betaald worden, conform de wettelijke verplichtingen. Dit garandeert een correcte en tijdige afhandeling van alle financiële transacties binnen de VME.

Conclusie

Goed financieel beheer is essentieel voor het succes en de stabiliteit van een VME. Syncura zorgt ervoor dat alle boekhoudkundige en wettelijke verplichtingen worden nageleefd, van het opstellen van een begroting tot het invorderen van achterstallige betalingen en het opbouwen van een reservekapitaal. Door de principes van de dubbele boekhouding efficiënt toe te passen, garandeert Syncura transparantie en stabiliteit in het financieel beheer van jouw mede-eigendom.

Of het nu gaat om kleinere of grotere mede-eigendommen, Syncura biedt een gedegen en betrouwbare aanpak voor financieel beheer, zodat elke mede-eigenaar met vertrouwen kan rekenen op een gezonde financiële toekomst voor hun VME.