La gestion administrative de votre VME

La gestion administrative d’une VME est l’une des missions les plus importantes du syndic. Cette gestion comprend de nombreuses tâches essentielles au bon fonctionnement de la VME. Le syndic agit également comme interlocuteur principal pour les copropriétaires et les tiers (autorités publiques, fournisseurs, etc.) et veille à une administration correcte. Le syndic assure une gestion efficace et le suivi de tous les contrats. Enfin, il gère l’ensemble des dossiers d’assurance et représente la VME dans toutes les affaires juridiques.

Une bonne gestion administrative garantit donc une gestion efficace et transparente de votre copropriété. Dans ce qui suit, nous expliquons quelles sont les tâches et responsabilités du syndic dans la gestion administrative de votre VME.

Responsabilités du syndic dans la gestion administrative

• Constitution du dossier de base

Le dossier de base constitue la colonne vertébrale de la gestion administrative. Il contient tous les documents importants, tels que les statuts, les procès-verbaux des assemblées générales ou spéciales et les différents contrats. Le syndic veille à ce que ce dossier soit toujours à jour et consultable par les copropriétaires.

• Secrétariat et correspondance

La gestion administrative comprend également la communication, tant au sein de la VME qu’avec des tiers. Le syndic reçoit toute la correspondance relative à la VME et y donne la suite appropriée. Il se charge de l’envoi des courriers et des e-mails et veille à ce que toute la correspondance se déroule de manière efficace et fluide. Grâce à un outil numérique (Dobby), les copropriétaires peuvent à tout moment consulter et suivre l’état de chaque dossier.

• Organisation de l’assemblée générale statutaire annuelle

L’assemblée générale statutaire annuelle des copropriétaires est l’organe décisionnel et constitue dès lors un moment crucial pour les copropriétaires. Le syndic veille à l’établissement de l’ordre du jour, à la convocation correcte et en temps utile des copropriétaires, et à la mise à disposition de tous les documents pertinents nécessaires au bon déroulement de l’assemblée générale.

• Rédaction des procès-verbaux

Le syndic rédige les procès-verbaux des décisions prises lors de l’assemblée générale, en mentionnant les copropriétaires qui ne se sont pas accordés aux décisions ou qui se sont abstenus. Ce procès-verbal est transmis par le syndic à chaque copropriétaire dans les 30 jours suivant l’assemblée. Ces documents font partie de la gestion administrative et sont archivés par le syndic.

• Exécution et suivi des décisions

La gestion administrative implique également que le syndic veille à l’exécution des décisions de l’assemblée générale, une fois celles-ci devenues définitives. Le syndic assure le suivi des points d’action et veille à ce que tout se déroule conformément aux décisions de la VME.

• Gestion des contrats et des polices d’assurance

La gestion des contrats et des polices d’assurance constitue également un élément essentiel de la gestion administrative. Le syndic veille à ce que tous les contrats nécessaires soient conclus et maintenus à jour afin que la VME soit couverte contre tous les risques éventuels.

• Archivage des documents

Une administration bien organisée est essentielle pour une gestion efficace de l’immeuble. Le syndic veille à ce que tous les documents importants non privatifs soient conservés en toute sécurité et facilement accessibles sous forme numérique pour les copropriétaires.

• Représentation de la VME

Le syndic représente la VME dans les affaires juridiques et administratives. Il signe, au nom de la VME, tous les contrats ayant force juridique et assure, en concertation avec le conseil juridique désigné, le suivi d’éventuelles procédures judiciaires. Il en rend compte annuellement à la VME.

Gestion administrative digitale pour une efficacité optimale

Syncura utilise une plateforme numérique pour la gestion administrative de la VME. Cette plateforme offre plusieurs avantages aux copropriétaires :

• Accès à toutes les informations pertinentes

Via le portail web, les copropriétaires ont un accès 24/7 à tous les documents communs pertinents tels que les procès-verbaux, les contrats et les actes notariés. Ils peuvent également consulter leurs documents privatifs, tels que les décomptes, via cet outil. L’accès à ces documents rend la gestion administrative plus rapide et plus simple.

• Signalements simples

Les copropriétaires peuvent effectuer des signalements, par exemple pour une lampe défectueuse ou une poignée de porte endommagée, via le bouton « signalement » du portail web ou de l’application. Cela permet une gestion technique efficace et une résolution rapide des problèmes signalés.

• Gestion efficace

Grâce à la plateforme numérique, la gestion administrative de l’immeuble à appartements devient beaucoup plus simple. Toutes les tâches administratives sont exécutées plus rapidement et plus efficacement, ce qui contribue au bon fonctionnement de la VME.

• Archivage sécurisé

Tous les documents sont stockés de manière numérique et sécurisée. Cela garantit un archivage bien organisé, accessible 24/7 pour les copropriétaires. Cela rend la gestion administrative de la VME à la fois claire et sécurisée.

La gestion administrative de votre VME est essentielle au bon fonctionnement de la copropriété. Le syndic joue à cet égard un rôle crucial en organisant, en assurant le suivi et en documentant correctement l’ensemble des éléments. Grâce à une plateforme numérique, la gestion administrative peut être réalisée de manière plus efficace et plus transparente, assurant ainsi une gestion plus fluide de votre immeuble à appartements.

Syncura offre la solution idéale pour la gestion administrative des VME. Grâce à une plateforme numérique conviviale et à une approche axée sur une administration allégée et une gestion proactive, nous veillons à ce que votre copropriété soit gérée de manière optimale.