Mede-eigendom: hoe veranderen van syndicus?
Alle mede-eigenaars kunnen, om een of andere reden, beslissen om van syndicus te veranderen. Hoe dan ook, zij moeten een procedure volgen om kosten (verbrekingsvergoeding) te vermijden. De toepassing van dit proces vereist dat verschillende essentiële stappen worden gevolgd.
Veranderen van syndicus op de agenda zetten
De overdracht van de syndicus van mede-eigendom wordt gedaan tijdens de algemene vergadering. Daartoe is het absoluut noodzakelijk dat de kwestie op de agenda van de statutaire algemene vergadering van mede-eigenaars wordt geplaatst.
Gezien het belang van deze fase moet tussen 30 en 35 dagen vóór de vergadering een aangetekende brief naar de huidige syndicus worden gestuurd. Indien deze weigert, kan de voorzitter van de vakbondsraad de vergadering zelf bijeenroepen.
In dit verband zij erop gewezen dat het uitblijven van een ontvangstbewijs binnen 8 dagen na verzending van de brief als een afwijzing van het verzoek wordt beschouwd.
Goed om te weten: Met het oog op de verlenging van het mandaat kan worden gewacht op de algemene vergadering die samenvalt met het einde van het contract. Indien het daarentegen om een stopzetting van het mandaat gaat, kan een bijzondere algemene vergadering (BAV) worden bijeengeroepen.
Totstandbrenging van de concurrentie
Verschillende professionele syndici met elkaar laten concurreren is de beste manier om efficiënt van syndicus te veranderen. De toepassing ervan is echter meer aangewezen bij een vervanging als gevolg van een niet-verlenging van een mandaat. Deze fase verloopt in verschillende fasen, namelijk
- de voorselectie van 5 tot 6 professionele syndici ;
- elke kandidaat-syndicus voor de functie beheerder van de VME te ontmoeten
- de keuze tussen twee syndici die aan de behoefte voldoen.
Deze voorbereidingen zijn nodig om het besluit gemakkelijker te kunnen nemen. Op die manier wordt een stemming in onderdelen tijdens de AV vermeden.
Natuurlijk kost het veel tijd om deze fase af te ronden. Aanbevolen wordt met deze fase te beginnen 12 weken vóór de algemene vergadering.
Opgelet: In geval van ontslag moet u een geldige reden hebben vooraleer een vervangende syndicus te zoeken. Het is daarom raadzaam hem verschillende brieven te sturen waarin zijn tekortkomingen worden opgetekend.
De stemming van de mede-eigenaars om te veranderen van syndicus
In deze fase van het proces zijn de mede-eigenaars van het gebouw aanwezig op de vergadering. Ze worden gevraagd te stemmen voor de nieuwe syndicus van mede-eigendom van hun keuze.
Er is echter een absolute meerderheid nodig om de nieuwe syndicus te kiezen van het gebouw, dat is verdeeld in een gemeenschappelijk en een privé-gedeelte.
Indien echter niet alle stemmen vóór zijn, wordt een tweede stemming gehouden om een meerderheid te verkrijgen. Indien binnen de gestelde termijn geen resultaat is bereikt, wordt de stemming uitgesteld. Een derde van de stemmen moet voor de beslissing zijn.
Indien dit niet het geval is, zal over drie maanden een nieuwe vergadering worden gehouden. Aangezien dit de laatste vergadering voor het punt is, is een meerderheid vereist. Met andere woorden, de nieuwe syndicus zal aan het eind van de vergadering worden benoemd.
De overdracht tussen het oude en het nieuwe syndicus
Zodra de nieuwe syndicus is gekozen, begint zijn mandaat onmiddellijk. De uittredende syndicus heeft 30 dagen om het dossier aan zijn vervanger over te dragen.
Het is belangrijk dat bepaalde elementen snel aan de nieuw verkozen syndicus moeten worden meegegeven. Deze zijn
- volledige boekhouding
- contracten van de leveranciers
- bankrekeningen
- de statuten
- notulen van vorige algemene vergaderingen
- …
