Het administratief beheer van je VME

Het administratief beheer van een VME (vereniging van mede-eigenaars) is één van de belangrijkste taken van de syndicus. Dit beheer omvat vele taken die essentieel zijn voor een vlotte werking van de VME. De syndicus fungeert ook als hét aanspreekpunt voor de mede-eigenaars en derden (overheden, leveranciers,…) en zorgt voor een correcte administratie. De syndicus zorgt voor een efficiënt beheer en opvolging van alle contracten. Tot slot beheert hij alle verzekeringsdossiers en vertegenwoordigt hij de VME in alle juridische aangelegenheden.

Een goed administratief beheer zorgt er dus voor dat jouw mede-eigendom efficiënt en transparant wordt beheerd. In wat volgt, leggen we uit welke taken en verantwoordelijkheden de syndicus heeft in het administratief beheer van je VME.

Verantwoordelijkheden van de syndicus in het administratief beheer

1. Samenstellen van het basisdossier
   Het basisdossier is de ruggengraat van het administratief beheer. Het bevat alle belangrijke documenten, zoals de statuten, de notulen van de algemene of bijzondere vergaderingen en de diverse contracten. De syndicus zorgt ervoor dat dit dossier steeds up-to-date is en consulteerbaar voor de mede-eigenaars.

2. Secretariaat en briefwisseling
   Het administratief beheer omvat ook de communicatie zowel binnen de VME als naar derden toe. De syndicus ontvangt alle briefwisseling met betrekking tot de VME en geeft er een passend gevolg aan. Hij regelt het verzenden van brieven en e-mails en zorgt ervoor dat alle correspondentie efficiënt en vlot verloopt. Via een digitale tool (Dobby) kunnen de mede-eigenaars steeds de status van elk dossier opvragen en meevolgen.

3. Organisatie van de statutaire jaarvergadering
   De jaarlijkse algemene statutaire vergadering van mede-eigenaars is hét beslissingsorgaan en vormt derhalve een cruciaal moment voor de mede-eigenaars. De syndicus zorgt ervoor dat de agenda wordt opgesteld, de mede-eigenaars correct en tijdig worden uitgenodigd en alle relevante documenten voor een effeciënt verloop van de algemene vergadering beschikbaar zijn.

4. Opstellen van de notulen
   De syndicus stelt de notulen op van de beslissingen van de algemene vergadering met vermelding van die mede-eigenaars die niet akkoord gingen of zich onthielden. Dit verslag wordt binnen de 30 dagen nà de vergadering, door de syndicus, aan iedere mede-eigenaar bezorgd. Deze documenten maken deel uit van het administratief beheer en worden door de syndicus gearchiveerd.

5. Uitvoering en opvolging van beslissingen
   Het administratief beheer houdt tevens in dat de syndicus ervoor zorgt dat de beslissingen van de algemene vergadering, eenmaal definitief, worden uitgevoerd. De syndicus volgt de actiepunten op en ziet er op toe dat alles conform de beslissing van de VME verloopt.

6. Beheer van contracten en verzekeringspolissen
   Het beheer van contracten en verzekeringspolissen is tevens een essentieel onderdeel van het administratief beheer. De syndicus zorgt ervoor dat alle noodzakelijke contracten worden afgesloten, up-to-date worden gehouden zodat de VME gedekt is tegen alle mogelijke risico’s.

7. Archiveren van documenten
   Een goed georganiseerde administratie is cruciaal voor een efficiënt beheer van het gebouw. De syndicus zorgt ervoor dat alle belangrijke niet-privatieve documenten veilig worden opgeslagen en makkelijk digitaal toegankelijk zijn voor de mede-eigenaars.

8. Vertegenwoordiging van de VME
   De syndicus vertegenwoordigt de VME bij juridische en administratieve zaken. De syndicus ondertekent, namens de VME, rechtsgeldig alle contracten en volgt, in samenspraak met de aangestelde raadsman, eventuele juridische procedures op. Hij rapporteert daarbij jaarlijks aan de VME.

Digitaal administratief beheer voor optimale efficiëntie

Syncura maakt gebruik van een digitaal platform voor het administratief beheer van de VME. Dit platform biedt verschillende voordelen voor de mede-eigenaars:

• Toegang tot alle relevante informatie
  Via het webportaal hebben mede-eigenaars 24/7 toegang tot alle relevante gemeenschappelijke documenten zoals notulen, contracten en notariële aktes. Ook hun privatieve documenten zoals afrekeningen kunnen mede-eigenaars via deze tool consulteren. De toegang tot al deze documenten maakt het administratief beheer sneller en eenvoudiger.

• Eenvoudige meldingen
  Mede-eigenaars kunnen meldingen maken van bijvoorbeeld een defecte lamp of deurkruk via de “melding”-knop op het webportaal of in de app. Dit zorgt voor een efficiënt technisch beheer en een snelle oplossing van een gemeld probleem.

• Efficiënt beheer
  Dankzij het digitale platform wordt het administratief beheer van het appartementsgebouw een stuk eenvoudiger. Alle administratieve taken worden sneller en efficiënter uitgevoerd, wat bijdraagt aan een vlotte werking van de VME.

• Veilige archivering
  Alle documenten worden digitaal en veilig opgeslagen. Dit zorgt voor een goed georganiseerde archivering die 24/7 toegankelijk is voor de mede-eigenaars. Het maakt het administratief beheer van de VME zowel overzichtelijk als veilig.

Het administratief beheer van je VME is essentieel voor het goed functioneren van de mede-eigendom. De syndicus speelt hierbij een cruciale rol door alles goed te organiseren, op te volgen en te documenteren. Met een digitaal platform kan het administratief beheer efficiënter en transparanter worden uitgevoerd, wat zorgt voor een vlotter beheer van je appartementsgebouw.

Syncura biedt de ideale oplossing voor het administratief beheer van VME’s. Met een gebruiksvriendelijk digitaal platform en focus op lean administratie en proactief beheer zorgen wij ervoor dat jouw mede-eigendom optimaal wordt beheerd.