Tout ce que vous devez savoir sur l'assemblée générale, expliqué par Syncura, gestionnaire immobilier professionnel.

Lorsque vous êtes propriétaire d'un appartement, vous devenez automatiquement copropriétaire. Cela signifie que certaines décisions concernant l'immeuble ne sont pas prises individuellement, mais collectivement avec les autres copropriétaires. L'assemblée générale (AG) est le moment le plus important où cela se produit.

Lors de cette réunion, des sujets importants sont abordés, tels que le budget de la copropriété, les travaux d'entretien de l'immeuble, l'approbation des comptes ou la nomination d'un syndic. Dans cet article, le gestionnaire immobilier Syncura explique précisément ce qu'est l'AG, comment elle se déroule et pourquoi votre participation en tant que copropriétaire est essentielle à son bon déroulement.

L'assemblée générale: organe de gouvernance de la copropriété

L'assemblée générale est la réunion officielle de tous les copropriétaires d'un immeuble. C'est l'organe de gouvernance le plus important, au sein duquel sont prises les décisions relatives à la gestion et à l'avenir de la copropriété.

Conformément à la loi belge, une AG ordinaire doit se tenir au moins une fois par an. Elle est généralement organisée dans un lieu et à une date fixes, précisés dans le règlement intérieur. Dans certaines situations, une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée, par exemple en cas de travaux urgents ou lorsque des décisions importantes ne peuvent attendre la prochaine assemblée générale annuelle.

Les règles relatives à l'organisation et au fonctionnement de l'assemblée générale sont définies dans le Code civil belge (Livre 3 – Titre IV).

Préparation et convocation de l'assemblée

Le gestionnaire de l'immeuble est responsable de l'organisation de l'assemblée générale. Il envoie les convocations, établit l'ordre du jour et rassemble les comptes et tous les documents nécessaires à l'examen des différents points.

Les copropriétaires reçoivent l'avis de convocation à l'assemblée générale au moins quinze jours calendaires avant la date de celle-ci. Cet avis comprend un ordre du jour clair listant tous les points qui seront soumis au vote. En tant que copropriétaire, vous pouvez également proposer vous-même un point à l'ordre du jour, par exemple concernant une nomination ou une modification importante, à condition de le faire dans les délais légaux.

Participation ou représentation au vote

En tant que copropriétaire, vous pouvez assister à l'assemblée générale vous-même ou vous faire représenter par une autre personne. Il peut s'agir, par exemple, d'un autre copropriétaire ou d'une personne de confiance.

Les décisions ne sont pas prises en fonction du nombre de personnes présentes, mais en fonction du nombre de parts que chaque copropriétaire détient dans la copropriété. Il est donc important qu'un nombre suffisant de parts soient représentées lors de l'assemblée.

Un copropriétaire peut détenir un maximum de trois procurations. Une exception est prévue lorsque le total des parts représentées, y compris les parts du mandataire, ne dépasse pas 10 % du total des parts de la copropriété. De plus, les droits de vote sont limités à 50 % lorsqu'une personne, seule ou par procuration, représente plus de 50 % des parts présentes ou représentées à l'Assemblée générale.

• Pour être valable, l'Assemblée générale doit respecter certains critères de quorum : 50 % + 1 des copropriétaires doivent être présents ou représentés, et ils doivent représenter au moins 50 % des parts de l'immeuble. Si ce quorum n'est pas atteint, l'Assemblée générale peut néanmoins se tenir valablement si au moins 75 % du total des parts de l'immeuble sont présents ou représentés.

Comment se déroule un vote sur un amendement ou une approbation?

Chaque point de l'ordre du jour soumis au vote est adopté à la majorité qualifiée, conformément aux dispositions du Code civil belge.

• Pour les décisions de gestion courantes, telles que l'approbation des comptes ou du budget, la majorité simple des voix est généralement suffisante. Cela signifie que plus de la moitié des copropriétaires présents ou représentés doivent voter en faveur de la proposition. À ce moment-là, une décision est également prise concernant la décharge du fiduciaire et du commissaire aux comptes pour la politique menée au cours de l'exercice.

• Pour les décisions importantes, telles que les travaux de rénovation majeurs, une majorité plus large est requise. Dans certains cas, la loi exige une majorité des deux tiers, voire des quatre cinquièmes. Exceptionnellement, par exemple pour une modification des statuts ou un ajustement de la répartition des parts, l'unanimité peut même être exigée

Toutefois, si l'unanimité est légalement requise mais ne peut être atteinte en raison de l'absence d'un ou plusieurs copropriétaires, une nouvelle assemblée générale doit être convoquée au moins trente jours plus tard. Lors de cette seconde assemblée, la décision ne peut être valablement prise qu'à l'unanimité des copropriétaires présents ou représentés.

Rôle du conseil d'administration et du gestionnaire de copropriété

Le gestionnaire de copropriété joue un rôle central lors de l'assemblée. Il prépare la séance, anime les débats sur les points inscrits à l'ordre du jour et veille à la bonne application des règles légales. Un bon gestionnaire de copropriété assure le bon déroulement de la réunion et apporte son soutien au conseil d'administration.

De plus, le gestionnaire de copropriété présente, entre autres, le bilan financier et le compte de résultat de la copropriété, les devis de travaux et autres documents. Après l'assemblée, il s'assure également de la mise en œuvre de toutes les décisions prises. Le cas échéant, un vote est organisé concernant la révocation du gestionnaire de copropriété en fonction.

Que se passe-t-il après l'Assemblée Générale : procès-verbal et lettre d'information

Après l'Assemblée Générale, le procès-verbal est établi par le bureau des réunions, composé du président, du secrétaire et des scrutateurs. Ce document contient toutes les décisions prises, ainsi que les résultats des votes.

Le procès-verbal est communiqué à tous les copropriétaires dans un délai d'un mois après l'Assemblée Générale, généralement par lettre d'information électronique ou par courrier postal. Ainsi, chacun reste informé, même en cas d'absence. Le gestionnaire de l'immeuble est ensuite chargé de la mise en œuvre des décisions, notamment de la détermination de la nouvelle affectation des fonds ou du lancement des travaux.

Vos droits, questions et obligations en tant que copropriétaire au cours de l'année

En tant que copropriétaire, vous avez le droit de participer à l'Assemblée Générale, de poser des questions et de voter sur les décisions proposées. C'est l'occasion de mettre en pratique le principe de transparence. L'exercice de vos droits de vote est essentiel à votre statut de copropriétaire.

Parallèlement, vous avez également un certain nombre d'obligations. Par exemple, vous devez respecter les formalités relatives aux contributions aux charges communes et accepter les décisions approuvées lors de l'Assemblée Générale. Si vous estimez qu'une décision est irrégulière, vous pouvez la contester légalement dans un délai imparti.

Pourquoi l'Assemblée Générale est si importante

L'Assemblée Générale est un moment crucial pour la gestion d'une copropriété. C'est lors de cette assemblée que sont prises les décisions qui ont un impact direct sur l'entretien, la sécurité et la valeur de l'immeuble.

En participant activement à cette assemblée, vous comprenez mieux la gestion de votre immeuble et vous contribuez aux choix qui façonneront l'avenir de la copropriété.

En conclusion

L'Assemblée Générale est essentielle à la vie en copropriété. Elle garantit la transparence des décisions. Avec une bonne préparation et l'accompagnement d'un gestionnaire immobilier expérimenté comme Syncura, l'Assemblée Générale se déroule généralement de manière beaucoup plus efficace.