Beheer van de boekhouding van de mede-eigendom
Voor de goede werking van een mede-eigendom is het noodzakelijk de boekhouding regelmatig te controleren en te weten hoe deze correct te beheren. Over het algemeen is het beheer van de rekeningen een taak van de syndicus van mede-eigendom. De boekhouding in mede-eigendom is echter aan vrij strikte regels onderworpen. Als mede-eigenaar is het dus noodzakelijk dat u de basisbeginselen beheerst. Hoe wordt de boekhouding in een mede-eigendom beheerd?
De regels van de boekhouding in mede-eigendom
Sinds de wet van 18 juni 2018 moet elke mede-eigendom bestaande uit meer dan 20 kavels (exclusief kelders, garages en parkings) een boekhouding houden aan de hand van een gestandaardiseerd boekhoudplan. Mede-eigendommen met minder dan 20 kavels (nog steeds exclusief kelders, garages en parkings) zijn daarentegen vrij om een vereenvoudigde boekhouding te voeren.
De boekhouding van een mede-eigendom (ongeacht haar omvang) is dus onderworpen aan zeer specifieke regels.
De voorlopige begroting
De voorlopige begroting speelt een meer dan cruciale rol in een mede-eigendom. De wet van 6 mei 2010 bepaalt dat de syndicus een voorlopige begroting moet opstellen, niet alleen voor de lopende uitgaven, maar ook voor de buitengewone uitgaven van de mede-eigendom.
Goedkeuring op de Algemene Vergadering
De syndicus kan de voorlopige begroting niet alleen goedkeuren. Eens opgesteld, moet hij de begroting voorleggen aan de Algemene Vergadering, zodat deze al dan niet door de mede-eigendom kan worden goedgekeurd.
Het principe van de dubbele boekhouding
Bij het voeren van de boekhouding van de Vereniging van Mede-Eigenaren (VME) moeten de gebruikelijke regels van de dubbele boekhouding worden toegepast. Dit betekent dat de syndicus van mede-eigendom voor elke boeking over een gedateerd bewijsstuk moet beschikken.
Bewijsstukken die alleen van intern belang zijn, moeten 3 jaar worden bewaard. Bewijsstukken die eventueel tegen derden kunnen worden gebruikt, moeten daarentegen ten minste 10 jaar worden bewaard.
Bovendien worden de transacties geregistreerd in een centraal dagboek, of hulpdagboek.
Ook deze documenten moeten tien jaar worden bewaard.
Harmonisering van de boekhouding
Sinds de wet van 6 mei 2010 is ook de boekhouding geharmoniseerd. Dit betekent dat de presentatie van de boekhoudkundige documenten van de ene mede-eigendom tot de andere uniform moet zijn.
De afzonderlijke bankrekening
De syndicus is verplicht een bankrekening te openen op naam van de mede-eigendom. Vroeger openden de beheerders van gebouwen één enkele rekening voor alle financiën van de mede-eigendommen die zij beheerden, maar dit is niet langer het geval.
Met de nieuwe hervormingen is de syndicus verplicht een aparte rekening te openen voor elke mede-eigendom die hij beheert. De mede-eigenaars daarentegen hebben de vrijheid om de bank te kiezen die deze rekening zal onderbrengen.
Naast de opening van een afzonderlijke rekening op naam van het gebouw, moet elke mede-eigendom twee afzonderlijke rekeningen openen. De eerste is voor het beheer van het bedrijfskapitaal, de tweede voor het beheer van het reservefonds.
Al deze maatregelen maken de boekhouding van de mede-eigendom transparanter.
De verplichtingen van de syndicus
De syndicus van een mede-eigendom heeft vele verplichtingen op het gebied van de boekhouding. Allereerst is hij/zij verplicht een voorlopige begroting op te stellen. Vervolgens moet de syndicus twee boekhoudkundige documenten bijhouden.
- Het journaal: een document waarin, in chronologische volgorde, alle boekhoudkundige verrichtingen worden opgesomd dieinvloed hebben op de werking van de raad.
- Het grootboek: een document waarin alle verrichtingen per grote post worden gegroepeerd.
De syndicus is ook verplicht een algemene balans van de rekeningen bij te houden waarin de saldo’s aan het einde van het jaar worden samengevat. Bovendien moet de syndicus de bewijsstukken van elke boeking tien jaar lang bewaren.
De Rekencommissaris: het controleorgaan
Elk jaar moeten de mede-eigenaren op de algemene vergadering een rekencommissaris benoemen. Deze vertegenwoordigt de controleorganisatie van de Vereniging van Mede-Eigenaren. De Rekencommissaris kan een professional zijn of een vrijwillige mede-eigenaar.
Zijn/haar opdracht bestaat erin te waken over het goede budgettaire en financiële beheer van de rekeningen door de syndicus.
Goed om weten: Sinds 2010 zijn mede-eigendommen verplicht gebruik te maken van de diensten van een Rekencommissaries. Eenmaal in functie is deze verplicht om jaarlijks verslag uit te brengen over de financiën van de mede-eigendom.
Het is dus duidelijk dat het beheer van de boekhouding van een mede-eigendom niet licht moet worden opgevat, aangezien het aan verschillende regels onderworpen is. De keuze van een ernstige en professionele syndicus van mede-eigendom zoals Syncura zal u helpen om een duidelijker zicht te krijgen op de boekhouding. Wij kunnen reeds ervaring voorleggen op dit gebied en kunnen u verzekeren dat we in staat zijn uw gebouw degelijk te beheren.
