Gestion de la comptabilité de la copropriété

Pour le bon fonctionnement d’une copropriété, il est nécessaire de vérifier régulièrement les comptes et de savoir bien les gérer. Généralement, la gestion des comptes est une tâche assumée par le syndic de copropriété. Toutefois, la compatibilité en copropriété répond à des règles assez strictes. En tant que copropriétaire, il est alors nécessaire que vous en maîtrisiez les rudiments. Comment s’effectue donc la gestion de la comptabilité au sein de la copropriété ?

Les règles de la comptabilité en copropriété

Depuis la loi du 18 juin 2018, toute copropriété composée de plus de 20 lots (à l’exclusion des caves, garages et parking) doit disposer d’une comptabilité faisant usage d’un plan comptable normalisé. Par contre, les copropriétés de moins de 20 lots (toujours à l’exclusion des caves, garages et parking) sont libres de tenir une comptabilité simplifiée.

La tenue de la comptabilité au sein d’une copropriété (peu importe sa taille) répond donc à des règles bien précises.

Le budget prévisionnel

Le budget prévisionnel joue un rôle plus que crucial au sein d’une copropriété. La loi du 6 mai 2010 stipule que le syndicat doit établir un budget prévisionnel non seulement pour les dépenses courantes, mais également pour les dépenses extraordinaires de la copropriété.

L’approbation en assemblée générale

Le syndic ne peut, à lui seul, approuver le budget prévisionnel. Une fois qu’il est établi, il doit le présenter en Assemblée générale afin qu’il puisse être approuvé ou non par l’association des copropriétaires.

Le principe de la comptabilité en partie double

Pour la tenue de la comptabilité de l’association des copropriétaires (ACP), les règles usuelles de la comptabilité en partie double doivent être appliquées. Cela signifie que le syndic de copropriété doit avoir une pièce justificative datée pour chaque écriture.

Les pièces justificatives n’ayant qu’un intérêt interne doivent être conservées pendant 3 ans. A contrario, les pièces justificatives qui pourraient servir de preuves à l’égard des tiers doivent être conservées durant 10 ans au moins.

De plus, les opérations sont inscrites soit dans un livre journal unique, soit dans un livre auxiliaire unique. Ces documents doivent aussi être conservés pendant 10 ans.

L’harmonisation de la tenue de la comptabilité

Depuis la loi du 6 mai 2010, la tenue de la comptabilité a également été harmonisée. Cela signifie que la présentation des documents comptables doit être uniforme d’une copropriété à l’autre.

Le compte bancaire séparé

Le syndic de copropriété a l’obligation d’ouvrir un compte bancaire au nom de la copropriété. En effet, auparavant, les gestionnaires d’immeubles ouvraient un compte unique pour toute la trésorerie des copropriétés qu’ils géraient, mais cela n’est plus le cas.

Avec les nouvelles réformes, le syndic a obligation d’ouvrir un compte séparé pour chaque copropriété qu’il gère. Les copropriétaires, quant à eux, disposent de la liberté de choisir la banque qui abritera ce compte.

Outre l’ouverture d’un compte séparé au nom de l’immeuble, chaque copropriété doit ouvrir deux comptes distincts. Le premier est destiné à la gestion des fonds de roulement, tandis que le second est destiné à la gestion du fonds de réserve.

Toutes ces mesures permettent de rendre la comptabilité de la copropriété plus transparente.

Les obligations du syndic

Le syndic de copropriété doit tenir de nombreuses obligations lorsqu’il s’agit de la comptabilité. Tout d’abord, il a l’obligation d’établir un budget prévisionnel. Il doit ensuite tenir à jour deux documents comptables.

• Le journal : un document qui recense, par ordre chronologique, toutes les opérations comptables ayant un impact sur le fonctionnement du syndicat.
• Le grand livre : un document qui regroupe toutes les opérations par grand poste.

Le syndic a aussi l’obligation de tenir une balance générale de comptes qui résume leurs soldes en fin d’exercice. Par ailleurs, il doit conserver les pièces justificatives de chaque écriture comptable pendant dix ans.

Le commissaire aux comptes : l’organe de contrôle

Chaque année, les copropriétaires doivent désigner un commissaire aux comptes en assemblée générale. Il représente l’organisation de contrôle de l’association des copropriétaires. Il peut être un professionnel ou un copropriétaire bénévole.

Sa mission est de veiller à la bonne gestion budgétaire et financière des comptes gérés par le syndic de copropriété.

Bon à savoir : Depuis 2010, la copropriété est obligée d’avoir recours aux services d’un commissaire aux comptes. Une fois en fonction, ce dernier a pour obligation de tenir un rapport annuel des finances de la copropriété.

Il est ainsi évident que la gestion de la comptabilité d’une copropriété n’est pas une affaire à prendre à la légère puisqu’elle est régie par plusieurs règles. Le choix d’un syndic de copropriété sérieux et professionnel comme Syncura vous aidera donc à voir plus clair dans la comptabilité de votre copropriété. Nous avons déjà de l’expérience dans le domaine et nous vous assurons que nous sommes aptes à nous occuper de votre immeuble.