Les documents de copropriété : quels sont-ils ?

De nombreux documents sont essentiels pour assurer la bonne marche de la copropriété. Il s’agit, entre autres, de l’acte de base, du règlement d’ordre intérieur, des documents comptables, du bilan de copropriété.

L’acte de base de la copropriété

L’acte de base est le document notarié qui établit une description complète de l’immeuble. Il délimite, par exemple, les parties communes et privatives. Il précise aussi la quote-part de chaque copropriétaire.

Établi à l’initiative de la personne qui a fait édifier l’immeuble à appartements, il contient, en résumé :

• la description de chaque lot ;

• la désignation des parties privatives ;

• la description des parties communs ;

• la répartition des quotes-parts.

Bon à savoir

Les quotes-parts sont fixées en fonction de nombreux critères, dont la superficie nette au sol de la partie privative d’un copropriétaire, la situation et l’affectation du lot.

Le règlement d’ordre intérieur

Le règlement d’ordre intérieur définit les règles de vie au sein de la copropriété. S’imposant à tous les copropriétaires, il détermine, par exemple :

• les heures de fermeture de la porte d’entrée ;

• les conditions d’utilisation des parties communes ;

• les règles de propreté des communs ;

• les sanctions applicables en cas de non-respect des règles imposées.

La loi indique quelles sont les dispositions obligatoires qui doivent figurer dans ce document. Il s’agit, entre autres, des modalités de convocation à l’assemblée générale, ou encore le mode de désignation des mandataires. Évidemment, d’autres clauses peuvent être ajoutées.

À noter

Bien qu’il soit possible pour l’association des copropriétaires de rédiger ce document par elle-même, il est conseillé de faire appel à un professionnel.

Les documents comptables

Ces documents sont indispensables pour connaître l’état des finances de la copropriété. Ils permettent d’avoir une vision claire sur les recettes et les portes de dépenses de l’immeuble. Ils contiennent, entre autres :

• l’inventaire : ce document regroupe les comptes de résultat et le bilan comptable.

• le décompte individuel des charges : il détaille, pour une année, les frais de la copropriété et les charges de chaque copropriétaire. Ces dernières sont notamment déterminées en fonction de leur quote-part.

• la liste des dépenses : comme son nom l’indique, cette liste comprend les dépenses effectuées par la copropriété.

• etc.

Bon à savoir

Les grandes copropriétés sont tenues de nommer un commissaire aux comptes pour contrôler les documents comptables et s’assurer de la bonne gestion financière de la copropriété.

Le bilan de copropriété

Le bilan de copropriété est un document synthétique qui présente, en un coup d’œil, les finances de la copropriété. Listant les actifs et les passifs de celle-ci, il permet de déterminer les montants à allouer aux fonds de réserve et de roulement.

Il sert, plus concrètement, à connaître l’état des créances et des dettes. Il est régulièrement tenu à jour par le syndic.

Bon à savoir

Les fonds de réserve et de roulement sont des comptes distincts ouverts au nom de l’association des copropriétaires. Ils servent à faire face aux dépenses courantes et exceptionnelles de la copropriété.

En conclusion

Les documents de copropriété sont indispensables et régissent tous les aspects du fonctionnement et de la gestion d’une copropriété. Ils doivent être conservés par le syndicat des copropriétaires.

À la recherche d’un syndic de copropriété compétent ? Faites appel à Syncura !